Muchas veces los clientes no saben cuáles son las reglas y que podría pasar en caso de un retraso en sus pagos. Definir estas reglas y aclararlas definitivamente beneficia a ambas partes especialmente cuando se hace por escrito o en un contrato.

⛔ Es importante saber que una de las causas por las cuales se pierde mucho dinero en cobranza es porque simplemente el que cobra no tiene nada que acredite que le deben. Para evitar que te pase esto a ti asegúrate de emitir los documentos correspondientes además de tener un contrato con las reglas claras.

⛔ No es recomendable otorgar ningún crédito sin que existan los documentos que avalen los acuerdos.

Anticipos, Incentivos por pronto pago y recargos.

👉 Si se requiere que el cliente pague algún anticipo es importante que esto quede acordado desde el principio

👉 Además de aclarar las reglas si aplica vale la pena evaluar los incentivos por pronto pago, cada vez es más común ver facturas o documentos que invitan a pagar antes de una fecha para acceder a un precio especial. Resulta que mucha gente percibe menos violento que le digan que tendrá un precio mejor si paga antes del día 10 por ejemplo a que le digan que si se pasa del día 10 le van a cobrar intereses.

👉 El pronto pago puede también combinarse con un interés moratorio para aquellos que si se retrasan más de lo estipulado.

Finalmente, puedes considerar la posibilidad de cargar adicionalmente gastos de cobranza cuando aplique. La clave está en que todo quede acordado desde el principio preferentemente en un contrato.

¿En tu negocio que contratos, documentos y reglas se requieren establecer?

👉 Muchas veces el no hacer una factura bien provoca que el pago no salga a tiempo. Asegurarse de que la factura es clara, detallada, fácil de comprender puede agilizar los pagos.

👉 Enviar a tiempo las facturas y enviárselas a las personas correctas puede ser toda la diferencia entre que el cliente pague a tiempo o no.

👉 Muchas facturas se traspapelan o se pierden especialmente en las empresas pequeñas. Para evitar que esto asegurar algunas llamadas o mensajes de seguimiento puede hacer toda la diferencia.

¿En tu negocio que requieres hacer para mantener una eficiencia en la facturación y la cobranza?

Conforme el cliente vaya retasándose en sus pagos puede requerirse de acciones distintas. Al principio las acciones son preventivas como enviar las facturas a tiempo y verificar que las hayan recibido las personas correctas; sin embargo, cuando ya se tiene un retraso frecuentemente se requiere ir subiendo el tono de la cobranza hasta incluso terminar en consecuencias legales.

Muchas empresas incluso suspenden los servicios cuando transcurren ciertos días de retraso, y otras deciden que participen en el proceso diferentes autoridades de la empresa según el caso.

En tu negocio, ¿De qué pasos deberá consistir tu proceso de cobranza? ¿Quién los debe ejecutar según la gravedad o tiempo de retraso? ¿Qué se debe hacer con respecto a la suspensión o no de servicios?

Una vez definido el proceso es importante diseñar un reporte para saber en qué etapa del proceso se encuentra cada factura y cada cliente. Se pueden usar colores para identificar por ejemplo la cobranza que va a tiempo y la cobranza que ya está presentando alguna dificultad.

¿En tu negocio cómo debe ser este reporte de avances de cobranza?