Cómo crear procesos y sistematizar tu negocio
Al sistematizar tu negocio ganarás tiempo y consistencia
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Si sistematizas tu negocio como si lo fueras a vender o franquiciar (aunque posteriormente nunca lo hagas) lograrás que no dependa tanto de ti como persona o de algunos empleados clave y será mucho más fácil crecerlo.
Lo mejor de sistematizar es que te permite tener más tiempo, capacitar más fácilmente a la gente nueva, pero sobre todo entregar un servicio y hacer las cosas de manera consistente.
Documentar y medir
Empieza por documentar lo que ya haces y medir los resultados de cada paso
Sistematizar es fácil, empieza por documentar lo que ya haces y medir los resultados de cada paso.
Para documentar lo que ya haces puedes empezar con una simple lista de pasos. Puedes incluso si lo ves valioso apoyarte de un diagrama de flujo o un diagrama tipo BPM; sin embargo, te sugerimos mantenerlo simple.
No intentes sistematizar todo
No todo puede ser sistematizado, se inteligente para poner límites.
Contar con sistemas efectivos puede ahorrarte muchas frustraciones, pérdidas tanto de tiempo y hasta de dinero, pero no siempre se puede sistematizar todo.
Mediante un sistema se evita la necesidad de que se tenga que estar recurriendo al criterio de las personas para saber qué hacer por qué precisamente se establecen las actividades con anticipación. Debido a que las actividades se ejecutan de la misma forma sin importar la persona se logra consistencia, sin embargo, esto tiene un límite, ya que se pueden presentar excepciones no previstas o que simplemente ocurren muy poco.
Si las excepciones al proceso son muchas y frecuentes entonces sin duda hay una falla en la sistematización, pero si son realmente pocas es una excelente práctica dejar que en esos casos decida una persona con criterio como un supervisor, un gerente o un directivo.
Trabaja de forma iterativa
Mejorar poco a poco y de manera constante
Los sistemas siempre pueden evolucionar y ser mejorados. No intentes crear un procedimiento perfecto que tarde años en documentarse y usarse. Es mejor empezar por documentar y usar lo que ya tienes. Después de un tiempo de uso en la práctica puedes revisar tu proceso y mejorarlo de manera continúa sacando nuevas versiones constantemente.
Algunas personas intentan hacer un manual de procedimientos completo que duran meses en terminar y al final nadie los lee ni nos usa. Evita que esto te pase a ti, puedes empezar con simples checklists y/o listas de pasos para luego ir evolucionando.
Recuerda que tus procesos pueden quedar documentados solo por escrito, solo en en vídeo o en una mezcla. Una buena mezcla entre texto y vídeo puede ahorrarte mucho trabajo y, pero sobre todo puede hacer que sea más fácil documentar el procedimiento y lograr que se siga.
Reportes de avances
Cada proceso debe tener sus reportes de avance y estatus
Cada proceso debe tener sus reportes de avance y estatus.
En cada proceso se deben medir las actividades y se deben tener metas numéricas. Es una buena práctica que en cada proceso se establezca el reporte correspondiente para evaluar los avances y la situación en general de cada etapa importante de los procesos. Además del valor numérico se pueden incluir según se considere datos de estatus, fechas y comentarios que permitan entender la situación rápidamente.
